1. Zakres dokumentu
Polityka dotyczy strony biuro-omia.pl oraz pierwszego kontaktu z biurem przez formularz, e-mail i telefon. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
Dokument nie obejmuje szczegółowych zasad przetwarzania dokumentacji księgowej i kadrowej klientów w ramach umowy o obsługę. Te zasady, w tym właściwe role stron i ewentualne powierzenie przetwarzania danych, ustalamy przy rozpoczęciu współpracy.
Wysłanie formularza przekazuje podane dane do biura pocztą elektroniczną. Strona nie tworzy osobnej bazy zapytań. Skorzystanie z odnośnika e-mail otwiera Twoją aplikację pocztową; dopiero wysłanie z niej wiadomości przekazuje ją do OMIA.
2. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest OMIA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Kolejowa 95, 42-460 Mierzęcice, NIP 6252498706, KRS 0001150370, REGON 540844406 (dalej „OMIA” lub „administrator”).
W sprawach ochrony danych osobowych i realizacji swoich praw możesz kontaktować się z nami pod adresem kontakt@biuro-omia.pl, telefonicznie: 500 340 355, lub pisemnie na adres siedziby.
3. Jakie dane mogą być przetwarzane
Przy kontakcie przetwarzamy dane, które nam podajesz: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie nazwę firmy i numer telefonu, treść wiadomości oraz informacje niezbędne do odpowiedzi. Przy kontakcie telefonicznym zakres danych zależy od treści rozmowy.
Serwer obsługujący stronę rejestruje informacje techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, adres wywołanej strony, typ przeglądarki i kod odpowiedzi. Dane te służą obsłudze technicznej i bezpieczeństwu. Dostawca hostingu udostępnia również zestawienia ruchu oparte na logach serwera. Ochrona formularza przed spamem korzysta z pseudonimowego identyfikatora adresu IP i czasu prób wysyłki.
Formularz służy do pierwszego kontaktu. Dokumenty do bieżącej obsługi księgowej przekazujemy przez kanały uzgodnione w ramach współpracy, w tym KSeF i e-mail.
4. Cele i podstawy przetwarzania
Odpowiedź na pytanie i prowadzenie korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest komunikacja z osobami zainteresowanymi usługami oraz wyjaśnianie zgłaszanych spraw. Ta podstawa obejmuje także kontakt z osobami reprezentującymi firmy.
Podjęcie na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy, jeżeli masz być jej stroną: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dotyczy to np. przygotowania oferty na obsługę Twojej działalności.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, jeżeli korespondencja jest do tego niezbędna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest ochrona praw administratora.
Zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony, wykrywanie nadużyć oraz obsługa problemów technicznych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest utrzymanie bezpiecznego, dostępnego serwisu.
Zwykła odpowiedź na Twoją wiadomość nie jest oparta na zgodzie marketingowej. Sam kontakt z nami nie zapisuje Cię do newslettera ani na listę reklamową.
5. Dobrowolność podania danych
Podanie danych kontaktowych jest dobrowolne. W formularzu imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości są oznaczone jako wymagane do przesłania zapytania; nazwa firmy i numer telefonu są opcjonalne. Bez danych umożliwiających kontakt możemy nie być w stanie odpowiedzieć lub przygotować oferty.
Potwierdzenie zapoznania się z informacją o danych przy formularzu nie jest zgodą na marketing i nie zastępuje wskazanych wyżej podstaw przetwarzania.
6. Odbiorcy danych
Dane otrzymują upoważnione osoby w OMIA oraz dostawcy niezbędni do obsługi strony i korespondencji. Hosting strony i pocztę elektroniczną Hosted Exchange zapewnia OVH sp. z o.o. (OVHcloud). W świadczeniu usług mogą uczestniczyć upoważnieni dalsi podwykonawcy OVHcloud oraz podmioty zapewniające OMIA obsługę informatyczną, w zakresie potrzebnym do wykonania usługi.
Jeżeli w konkretnej sprawie jest to konieczne, odbiorcami mogą być również podmioty świadczące obsługę prawną oraz organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów. Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich uzgodnień dotyczących przetwarzania danych.
7. Jak długo przechowujemy dane
Dane z zapytań i korespondencji przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy i zakończenia ustaleń, w tym odpowiedzi na związane z nią pytania. Po zakończeniu sprawy dane usuwamy, chyba że istnieje konkretna podstawa dalszego przechowywania.
Jeżeli korespondencja jest potrzebna do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, odpowiednią część danych możemy przechowywać do upływu terminu przedawnienia właściwego dla danego roszczenia, a w razie trwającego postępowania — do jego prawomocnego zakończenia i rozliczenia. Nie oznacza to automatycznego przechowywania każdego zapytania przez taki okres.
Logi techniczne są przechowywane na hostingu w ramach jego cyklu przechowywania i usuwania. Korzystamy z nich w zakresie potrzebnym do diagnozowania błędów i wyjaśniania nadużyć. Jeżeli zapis jest niezbędny do wyjaśnienia konkretnego incydentu lub ochrony roszczeń, odpowiednia część może być zachowana do zakończenia tej sprawy. Długość przechowywania zależy od czasu potrzebnego do wyjaśnienia problemu i ewentualnych obowiązków prawnych dostawcy.
Zabezpieczenie formularza przed spamem zapisuje czas prób wysyłki i pseudonimowy identyfikator wyliczony z adresu IP, bez treści wiadomości i adresu e-mail. Do limitów bierze pod uwagę ostatnią godzinę; starsze wpisy usuwa przy kolejnej poprawnie zweryfikowanej próbie. Przy braku kolejnych prób ostatni zapis pozostaje do następnego użycia formularza lub jego usunięcia przez administratora. Dane usunięte z bieżącego hostingu mogą pozostawać w rotacyjnych kopiach zapasowych OVHcloud do czasu ich zastąpienia; dostępne punkty kopii obejmują do 14 dni.
Jeżeli nawiążesz z nami współpracę, dalsze przetwarzanie danych związanych z umową i dokumentacją księgową zostanie opisane w informacjach przekazywanych przy rozpoczęciu obsługi.
8. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania danych, usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania. Usunięcie danych nie zawsze jest możliwe, np. gdy ich dalsze przetwarzanie jest niezbędne do obrony roszczeń.
Masz prawo do przenoszenia danych, które nam dostarczyłeś/aś, jeżeli przetwarzamy je w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody i spełnione są pozostałe warunki art. 20 RODO.
Jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie składania skargi znajdziesz na uodo.gov.pl.
Żądanie dotyczące danych możesz przesłać na kontakt@biuro-omia.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może być przedłużony o kolejne dwa miesiące; poinformujemy Cię o tym i podamy powód w pierwszym miesiącu. W uzasadnionych przypadkach możemy potrzebować informacji pozwalających potwierdzić Twoją tożsamość.
9. Prawo do sprzeciwu
Możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Sprzeciw możesz zgłosić, pisząc na kontakt@biuro-omia.pl.
10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Strona nie zawiera narzędzi reklamowych, zewnętrznej analityki ani automatycznie ładowanych map i fontów od innych dostawców. Samo wyświetlenie strony nie uruchamia połączenia z Mapami Google.
Strona jest utrzymywana w centrum danych OVHcloud w Gravelines we Francji. Usługa pocztowa Hosted Exchange również przechowuje dane we Francji. Korzystanie z tych usług może wiązać się z dostępem technicznym upoważnionych podmiotów OVHcloud spoza EOG, w szczególności z Kanady, gdy jest to potrzebne do realizacji usługi.
W przypadku dostępu z państwa objętego decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony podstawą jest art. 45 RODO, w zakresie obowiązywania tej decyzji. Dla transferów do państw bez takiej decyzji umowa OVHcloud przewiduje standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej zgodnie z art. 46 RODO. Informacje o właściwych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii możesz otrzymać, pisząc na kontakt@biuro-omia.pl; dostawca publikuje także warunki przetwarzania i wykaz podwykonawców na ovhcloud.com.
12. Odnośniki do innych serwisów
Przycisk „Otwórz wizytówkę OMIA w Mapach Google” jest zwykłym odnośnikiem. Dopiero jego wybranie otwiera serwis Google, który przetwarza dane według własnych zasad. Podobnie odnośniki do innych witryn, w tym UODO, prowadzą do usług ich operatorów.
13. Zautomatyzowane decyzje
W ramach opisanych funkcji strony nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznie, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały. Strona nie prowadzi profilowania użytkowników.
14. Zmiany polityki
Treść dokumentu aktualizujemy, gdy zmieniają się funkcje strony, sposób przetwarzania danych lub właściwe przepisy. Aktualną wersję udostępniamy na tej stronie.